Contenido de esta guía
- Administrar su negocio en Países Bajos
- Iniciar un negocio en Países Bajos
- Banca empresarial en los Países Bajos
- Seguro empresarial en los Países Bajos
- Contabilidad empresarial en Países Bajos
- Cómo elaborar una factura en los Países Bajos
- Organizar los impuestos de su negocio en Países Bajos
- Contratación de personal en los Países Bajos
- Consideraciones de seguridad social para trabajadores autónomos
- Recursos útiles
Dirigir o gestionar un negocio
Mantener la administración en orden al operar una empresa en los Países Bajos: informarse sobre seguros empresariales, impuestos, banca y más.
Los Países Bajos son un excelente lugar para operar una empresa. Resulta relativamente económico iniciar su negocio, y la economía es muy estable. Además, ocupa el cuarto puesto en el 2021 IMD World Competitiveness Rankings, que mide el desempeño económico, eficiencia gubernamental, la competencia empresarial y la infraestructura.
Hay mucho que considerar al iniciar un negocio en los Países Bajos. Continúe leyendo para conocer cómo manejar las finanzas y la operatividad diaria de la empresa. Se cubren:
- Administrar su negocio en Países Bajos
- Crear una empresa en Países Bajos
- Servicios bancarios para empresas en Países Bajos
- Seguros empresariales en Países Bajos
- Contabilidad para negocios en Países Bajos
- Emitir una factura en Países Bajos
- Gestionar los impuestos empresariales en Países Bajos
- Contratar personal en Países Bajos
- Aspectos de seguridad social para freelancers
- Recursos útiles
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Administrar su negocio en Países Bajos
Ya sea que sea un trabajador independiente o haya constituyente una empresa, resulta esencial mantenerse al corriente de todos los aspectos de la administración empresarial. Esto implica controlar las finanzas, incluidas las facturas, los extractos bancarios y las facturas tributarias. Todos estos documentos deben registrarse y, según la normativa, conservarse al menos siete años.
Iniciar un negocio en Países Bajos
Existen varios pasos para establecer un negocio en Países Bajos. Los ciudadanos de la UE pueden hacerlo sin requisitos adicionales. No obstante, los emprendedores procedentes de fuera de la UE deberán solicitar un permiso de residencia o una visa de start‑up.
Iniciar un negocio en Países Bajos
También será necesario contar con una cuenta bancaria empresarial y decidir si se desea ejercer como autónomo (ZZP’er), como empresario individual (eenmanszaak) o constituir una sociedad o asociación. Cuando se haya elegido un nombre para la empresa y se haya definido la forma jurídica, corresponde inscribirse en la Cámara de Comercio (Kamer van Koophandel – KVK).
Banca empresarial en los Países Bajos
Quien dirige una empresa en los Países Bajos debería abrir una cuenta bancaria empresarial. No es obligatorio disponer de cuentas personales y cuentas privadas separadas, aunque se recomienda. La cuenta empresarial saldrá a nombre de la compañía y permitirá recibir pagos mediante iDeal. Esta modalidad simplifica el mantenimiento de registros contables, sobre todo si la Belastingdienst (autoridad tributaria holandesa) revisa la empresa. Además, resulta más adecuada cuando varias personas requieren acceso a la cuenta.
Para mayor comodidad, podría considerarse abrir una cuenta en una entidad bancaria en línea o móvil, como por ejemplo:
Los bancos holandeses deben cumplir con estrictas leyes de reporte para cualquier cliente estadounidense, lo que complica la gestión de abrir una cuenta bancaria empresarial en los Países Bajos; por ello, estos bancos móviles internacionales pueden facilitar el proceso.
Al abrir una cuenta bancaria empresarial, será necesario proporcionar su nombre, un documento de identidad y comprobante de su BSN. También podría exigirse una reunión, ya sea presencial u online. Los ciudadanos de fuera de la UE deben disponer de un permiso de residencia.
Seguro empresarial en los Países Bajos
Como empresario, se enfrenta a riesgos distintos a los de un empleado, como la falta de ingresos si no puede trabajar por enfermedad o accidente, o la responsabilidad por errores o daños causados por la empresa. Por ello, es aconsejable evaluar los riesgos al operar un negocio en los Países Bajos; una forma de mitigarlos es mediante un seguro empresarial. Varias compañías de seguros holandesas pueden ayudar a determinar qué coberturas necesita su compañía. Entre ellas se incluyen:
Existe una amplia variedad de productos de seguro que deben considerarse al crear una empresa. A continuación se enumeran algunas de las pólizas más habituales para ofrecer una referencia. No obstante, cada empresa es distinta y será necesario determinar qué cobertura se alinea con la estrategia del negocio.
Directorio Países Bajos
Compañías de seguros en los Países Bajos
También es relevante señalar que en los Países Bajos es obligatorio contar con seguro de salud, cuyo detalle se encuentra más adelante en la página.
Seguro de indemnización profesional
Seguro de indemnización profesional (Beroepsaansprakelijkheidsverzekering, BAV) le brinda protección en caso de cometer un error. Es obligatorio para varios oficios, entre ellos asesores financieros. Asimismo, si actúa como emprendedor para una empresa, ésta podría exigir la contratación de dicho seguro antes de iniciar la relación laboral.
El seguro de indemnización profesional cubre daños financieros derivados de un error profesional, pérdida de documentos y determinados costos legales. No cubre daños a bienes o personas, gastos de rehacer trabajos, ni daños intencionales o delictivos.
Seguro de responsabilidad civil empresarial
El seguro de responsabilidad civil empresarial (BedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringAVB) es similar al BAV, pues cubre los riesgos vinculados al trabajo que se realiza. No obstante, protege contra la responsabilidad en caso de lesiones o daños a la propiedad. Aunque no es obligatorio, algún cliente o proveedor podría solicitar su contratación. Para un freelance, este seguro se recomienda encarecidamente, ya que la responsabilidad personal se asocia al negocio.
Más del 90 % de las empresas (incluidos los freelance) contratan el AVB, pues cubre una amplia gama de riesgos. Entre ellos están los daños causados por su trabajo (o el de sus empleados) o por su producto. También protege contra la responsabilidad por daños a pertenencias de los empleados, equipos tomados en préstamo o alquiler y edificios. Además, es posible contratar un seguro cibernético (en neerlandés) para cubrir riesgos en línea.
Seguro de edificios
Si se posee un inmueble para el negocio, conviene contratar el seguro de edificios (opstalverzekering). Este tipo de seguro permite, ante un daño al inmueble, cubrir los costos de reparación o reconstrucción. Revise cuáles causas incluye su póliza. El seguro de edificios no es obligatorio, pero la entidad financiera podría requerirlo al solicitar una hipoteca. Además, representa una medida prudente, ya que las reparaciones pueden resultar extremadamente costosas.
Seguros en los Países Bajos
Otros tipos de seguros que pueden ser útiles para el inmueble y su contenido incluyen:
- Seguro por pérdida de negocio (bedrijfsschadeverzekering – en holandés): protege en caso de interrupción de ingresos
- Seguro de inventario
- Seguro de mercancías
Seguro de gastos legales
Seguro de gastos legales (Zakelijke rechtsbijstandverzekering) es un seguro empresarial no obligatorio que brinda asistencia jurídica. Por ejemplo, si se presenta un conflicto con un proveedor, un empleado o un cliente, la aseguradora intentará resolver la disputa. Consulte con su proveedor si la póliza también cubre mediación y asesoramiento legal.
Contabilidad empresarial en Países Bajos
Los registros deben conservarse tanto en formato digital como en papel durante siete años; en el caso de datos vinculados a inmuebles, el plazo se extiende a diez años. Por ello, es recomendable imprimir cada factura de entrada y salida, los comprobantes de pago y la correspondencia relevante. Además, asegúrese de respaldar todos sus dispositivos.
Los documentos que deben conservarse incluyen:
- Registros de inventario
- Cuentas generales
- Cuentas de nómina
- Registros de compras y ventas
- Cuentas de crédito y débito
- Datos relativos a la tributación de terceros
Mantener un registro de esta información no solo es obligatorio, sino que también facilitará la presentación de la declaración de impuestos.
Presentación de cuentas anuales
Algunos tipos de empresas deben presentar cuentas anuales. Entre ellas se incluyen sociedades limitadas y anónimas (bv y nv), cooperativas y compañías de seguros mutuos. Los empresarios individuales y ciertos tipos de subsidiarias no están obligados a presentar cuentas anuales, aunque podrían necesitar entregar un informe contable.
La necesidad de presentar determinadas declaraciones depende de si el negocio se clasifica como micro, pequeño, mediano o grande. En el sitio web de la KVK se puede averiguar a qué categoría corresponde la empresa según sus activos, facturación y número de empleados. Las micro y pequeñas empresas solo deben entregar un balance limitado con notas explicativas, mientras que las categorías medianas y grandes deben presentar informes más detallados.
Directorio Netherlands
Contadores en los Países Bajos
Desde 2016, las micro y pequeñas empresas deben presentar sus cuentas en línea mediante Standard Business Reporting (SBR). Es probable que esta obligación se extienda a las empresas medianas y grandes a partir de 2023. Se requieren la dirección de correo electrónico y contraseñas, eHerkenning, o un código de acceso para presentar las cuentas en línea. Para obtener instrucciones detalladas, consulte el sitio web de la KVK.
When to file your accounts depende de cuándo comienza el ejercicio financiero de la empresa y de la fecha en que se adoptaron las cuentas.
Cómo elaborar una factura en los Países Bajos
Tanto si se ejerce como autónomo como si se dirige una gran empresa, será necesario provide invoices a los clientes empresariales por productos y servicios. Cada factura debe incluir:
- Su número de identificación de BTW (btw-identificatienummer)
- Importe del BTW
- Fecha de la factura
- Su nombre y dirección
- Nombre y dirección del cliente
- Número del registro mercantil holandés (KVK-nummer) de su empresa
- Detalles de los bienes o servicios
- Cantidad de bienes o servicios
- Fecha de suministro
- El número de identificación de BTW del cliente y, si el cliente está en otro país de la UE, VAT shifted en holandés, inglés, francés o alemán.
Se debe incluir también un número de factura y enviarla antes del día 15 del mes siguiente al que se prestó el servicio. Resulta conveniente indicar un plazo de pago en la factura (la fecha límite se establece automáticamente 30 days después para clientes business‑to‑business, salvo que se indique otro plazo). Para importes inferiores a €100 (incluido el BTW), la factura puede limitarse a los nombres y direcciones, el importe del BTW, la fecha de emisión y los bienes o servicios suministrados. Conserve sus facturas durante siete años.
Qué hacer si un cliente no paga la factura
En ocasiones, al operar un negocio en Países Bajos, puede surgir un cliente que no liquide la factura dentro del plazo acordado. Si se presenta esta situación, existen varios pasos que pueden seguirse para asegurar el cobro.
En primer lugar, compruebe con el cliente que la factura sea correcta; a veces el pago simplemente se ha pasado por alto. Si la falta de pago persiste tras unos días, envíe un recordatorio escrito (betalingsherinnering). Posteriormente, remita una carta de aviso formal (aanmaning) por correo postal con acuse de recibo, o bien por correo electrónico. Esta comunicación debe contener lo siguiente:
- Referencia a la entrega, factura, cualquier llamada telefónica y recordatorio de pago
- Plazo de pago dentro de 14 días
- Mención de costos de cobro y acción legal si no se efectúa el pago
Si ninguno de los recordatorios funciona, puede reclamar los costos de cobro y aplicar intereses legales. También es posible acordar un plan de pagos si el cliente no puede pagar dentro del plazo establecido; es fundamental dejarlo por escrito. Los pasos finales consisten en contratar una agencia de cobro (incassobureau) o solicitar asistencia jurídica. Puede consultar más información sobre estos procedimientos en las páginas de negocio del Gobierno holandés.
Organizar los impuestos de su negocio en Países Bajos
Los trabajadores autónomos en los Países Bajos deben registrar su negocio ante la autoridad tributaria holandesa (Belastingdienst) y presentar sus declaraciones de impuestos. Si ejerce como autónomo (por ejemplo como ZZP’er), tributa sus beneficios mediante el impuesto sobre la renta. Es necesario presentar la declaración del impuesto sobre la renta anualmente y, salvo exención, el IVA (BTW) cada trimestre. En cambio, las tasas del impuesto de sociedades se aplican a sociedades y compañías limitadas, y su tramitación resulta mucho más compleja.
Existen varios beneficios fiscales al tener un negocio en los Países Bajos. Por ejemplo, las empresas normalmente no están obligadas a pagar el IVA tradicional del 21 % que corresponde a particulares. Por ello, al adquirir un portátil por 121 €, se recuperan 21 € al finalizar el trimestre.
Para reducir algunos de los gastos de operar un negocio en los Países Bajos, los emprendedores individuales pueden acogerse a diversas deducciones tributarias adicionales, como la Deducción para Emprendedores (ondernemersaftrek), las bonificaciones generales y los créditos fiscales por trabajo.
La Deducción para Emprendedores contempla las siguientes exenciones fiscales:
- Deducción general por trabajo independiente (zelfstandigenaftrek)
- Deducción por actividades de investigación y desarrollo (aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk)
- Deducción por socio colaborador (meewerkaftrek)
- Deducción para emprendedores con discapacidad (startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid)
- Deducción por liquidación (stakingsaftrek)
Pago del BTW
Para presentar las declaraciones del BTW, es necesario obtener su número de BTW-nummer de la Belastingdienst, el cual se asigna al registrar el negocio en la KvK. En la actualidad, la tasa estándar del BTW en Países Bajos es del 21 %, con una tasa reducida del 9 % para determinadas actividades. Corresponde solicitar el 21 % adicional en cada factura que se envíe a los clientes.
Si se brinda un servicio a otros países de la UE, debe consignar el número de identificación fiscal del cliente con la mención “IVA invertido” en la factura. En estos casos, normalmente no se cobra BTW. Para destinos fuera de la UE, la tasa aplicada es del 0 %.
Las declaraciones del BTW se presentan electrónicamente a más tardar un mes después del último día de cada trimestre. Será necesario contar con el nombre de usuario y la contraseña proporcionados al registrarse en la KvK para presentar la declaración. Realice la declaración y consulte su estado en Mijn Belastingdienst Zakelijk.
Dato importante: algunos tipos de trabajadores autónomos no están obligados a repercutir el impuesto y, por tanto, no presentan declaración de BTW. La KvK informará al respecto al inscribir la empresa. Asimismo, en ciertos casos es posible obtener autorización de la Belastingdienst para presentar la BTW de forma anual en lugar de trimestral.
El beneficio fiscal del 30 %
Los profesionales independientes extranjeros que inician una actividad pueden acogerse a una exención fiscal del 30 % de sus ingresos durante cinco años. El beneficio del 30 % representa un subsidio para cubrir gastos de trabajo y de vida de personal contratado fuera del país, y puede aplicable a profesionales autónomos siempre que la empresa se constituya como una sociedad limitada (BV) y no como una empresa individual (eenmanszaak).
Es necesario inscribirse en la Oficina tributaria holandesa (Belastingdienst) para el impuesto sobre nóminas y figurar en la nómina como empleado de la propia empresa, requisito para beneficiarse del 30 %. No obstante, se debe considerar el pago del impuesto de sociedades como BV. Un especialista fiscal puede brindar orientación al respecto.
Asesoría fiscal para emprendedores en los Países Bajos
Tanto si se llega recientemente como si se reside en los Países Bajos desde hace algunos años, comprender el sistema tributario holandés puede resultar bastante complejo. La dificultad aumenta al iniciar una empresa propia.
Afortunadamente, hay numerosos asesores fiscales orientados a expatriados en los Países Bajos. Estos pueden asistir en cuestiones tributarias, brindando consejo e información en inglés u otros idiomas. Los asesores fiscales orientados a expatriados en los Países Bajos incluyen:
Business.gov.nl ofrece una lista de varias organizaciones holandesas que pueden proporcionar información a freelancers y profesionales por cuenta propia. Además, en nuestro directorio se encuentra un listado de asesores fiscales en los Países Bajos.
Contratación de personal en los Países Bajos
Cuando el negocio comienza a expandirse y existen más tareas de las que una sola persona puede gestionar, puede considerarse la incorporación de empleados. Al contratar a individuos que no sean freelancers ni emprendedores, se asume la posición de empleador.
Procedimiento para contratar personal en los Países Bajos
Primero es necesario inscribirse como empleador en la Belastingdienst, entidad que asignará un número de impuesto sobre nómina. Con dicho número se podrá deducir el impuesto de nómina de los salarios y presentar la declaración correspondiente. Asimismo, se debe notificar a la KvK que se cuenta con personal contratado.
El siguiente paso consiste en verificar la identidad del trabajador y redactar un contrato laboral. Este debe cumplir con el convenio colectivo de trabajo (Collectieve Arbeidsovereenkomst, CAO) aplicable al sector. Es necesario incluir disposiciones sobre:
- Salario
- Jornada laboral y horario
- Descanso vacacional y remuneración
- Licencia por enfermedad y remuneración
Puede consultar más información sobre las normativas de reclutamiento y contratación de personal en las secciones empresariales del gobierno holandés.
Derechos y prestaciones laborales en Países Bajos
Al contratar personal, es necesario cumplir con las normas laborales en Países Bajos. Además, el salario no debe ser inferior al salario mínimo (€1.725 mensuales para empleados mayores de 21 años en 2022) y se debe tratar a los empleados con igualdad, sin discriminación por religión, edad, origen, sexo, discapacidad u otras características.
Además del salario, es posible que deban considerarse otros gastos asociados a la contratación de personal. Entre ellos se encuentran:
- Pensiones a través de un fondo o aseguradora; su obligatoriedad depende del convenio colectivo (CAO), por lo que se recomienda verificarlo
- Seguros
- Gastos de desplazamiento y otras prestaciones en especie
- Impuestos sobre la nómina
- Aportaciones a la seguridad social
Consideraciones de seguridad social para trabajadores autónomos
Al gestionar un negocio en Países Bajos, la seguridad social se paga a través del impuesto sobre la renta. Este aporte incluye varios esquemas para pensiones de vejez, prestaciones para cónyuge sobreviviente, cuidados de largo plazo y beneficios por hijos. Mientras que los empleados de empresas cuentan con seguros obligatorios para enfermedad, invalidez y desempleo, los trabajadores autónomos no los tienen. Por ello, si se desea obtener prestaciones en caso de enfermedad o incapacidad para trabajar, corresponde organizar esas coberturas de forma independiente. A continuación, se describen los aspectos a considerar.
Seguro de salud
Independientemente del tipo de relación laboral, es obligatorio contar con seguro de salud en Países Bajos. Se trata de una cuota mensual que se paga a una compañía aseguradora de salud.
Algunas aseguradoras de salud orientadas a expatriados son:
Otra alternativa es afiliarse a una aseguradora de salud internacional, con la certeza de que la póliza lo acompañará dondequiera que el emprendimiento lo lleve:
Al igual que los empleados, se puede tener derecho a recibir una ayuda basada en ingresos (zorgtoeslag) de la Belastingdienst para complementar el pago del seguro de salud.
Directorio Países Bajos
Proveedor de seguro de salud en los Países Bajos
Si se desea obtener un seguro adicional que cubra enfermedad de larga duración o invalidez, puede consultar la sitio web del Ministerio de Asuntos Sociales de los Países Bajos.
Pensiones y jubilación en los Países Bajos
Independientemente de ser empleado o empresario, todas las personas que residen en los Países Bajos están obligadas a cotizar al esquema de pensión estatal para la vejez (Algemene Ouderdomswet AOW). Normalmente, este aporte se incluye en la declaración del impuesto sobre la renta anual. La cuantía que se percibe al jubilarse«/L88> depende del periodo de cotización y de la situación familiar. Si se desea complementar la pensión mediante otro proveedor o a través de seguros, corresponde gestionarlo de forma independiente. A continuación, se presentan algunas alternativas para acumular recursos para la etapa de retiro:
- Si la persona estuvo empleada previamente en los Países Bajos, podría continuar cotizando a la pensión«/L89> acumulada con el empleador. Generalmente, la solicitud debe presentarse dentro de los nueve meses posteriores a la terminación del contrato.
- Algunos bancos y compañías de seguros ofrecen planes de pensión«/L90>. Dichos planes invierten en instrumentos como la bolsa de valores, bonos y otros activos.
- Otra opción consiste en abrir una cuenta de corretaje para gestionar la jubilación. Entre las entidades reconocidas se encuentran Vanguard«/L91> y eToro«/L92>. Estas organizaciones pueden invertir el capital, por ejemplo, en fondos cotizados (ETF) o acciones individuales; el titular solo debe depositar los fondos y seleccionar la estrategia de inversión.
Otros beneficios de seguridad social para quienes dirigen una empresa en los Países Bajos
Existen diferentes tipos de seguros que pueden contratarse para garantizar un ingreso cuando no se pueda trabajar. Un ejemplo es el seguro privado de incapacidad laboral. Los profesionales autónomos también pueden participar en un broodfondsen el que cada integrante aporta una cantidad mensual. Si alguna persona queda imposibilitada por enfermedad, recibe un pago periódico del fondo. Quienes hayan trabajado previamente podrían, además, recurrir a esquemas ofrecidos por su antiguo empleador.
Aunque como profesional autónomo no se tiene derecho a prestaciones por desempleo, es posible solicitar apoyo financiero conforme al Decreto sobre Asistencia Social para Autónomos (Besluit bijstandverlening zelfstandigen, Bbz).
Los ZZP’ers que se encuentren embarazados pueden inscribirse para la prestación de maternidad a través del UWV y percibir el mismo nivel de beneficios que los empleados asalariados. Los freelancers y trabajadores independientes también tienen derecho a la subsidio prenatal y de parto (Zelfstandig en Zwangerregeling, ZEZ) y a las prestaciones por cuidado infantil.
Recursos útiles
- Sitio del Gobierno de Países Bajos para emprendedores – información que cubre todas las preguntas administrativas
- Portal de la autoridad tributaria (en neerlandés) – detalles sobre la presentación de impuestos para profesionales autónomos
- Cámara de Comercio de Países Bajos (KVK) – brinda asesoría y orientación al iniciar y gestionar una empresa en los Países Bajos
- Instituto de Seguros Sociales – explicaciones de los diferentes beneficios de seguridad social en Países Bajos
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos tengo que conservar y durante cuánto tiempo al administrar mi empresa en los Países Bajos?
Debe registrar y conservar facturas, extractos bancarios y facturas tributarias, y la normativa exige que se guarden al menos siete años.
¿Cuáles son los pasos para crear una empresa si soy emprendedor de fuera de la UE?
Debe obtener una visa de start‑up o permiso de residencia, abrir una cuenta bancaria empresarial, decidir la forma jurídica (autónomo, eenmanszaak o sociedad), elegir un nombre y registrarse en la Cámara de Comercio (KVK).
¿Qué seguros son obligatorios para los empresarios en los Países Bajos?
El seguro de salud es obligatorio para todas las personas, y el seguro de indemnización profesional (BAV) es obligatorio para varios oficios.
¿Es necesario mantener cuentas personales y empresariales separadas?
No es obligatorio disponer de cuentas separadas, aunque se recomienda; una cuenta a nombre de la compañía facilita los registros contables y permite recibir pagos mediante iDeal.
¿Qué información y requisitos se exigen al abrir una cuenta bancaria empresarial?
Se solicita su nombre, documento de identidad, comprobante del número BSN y, en algunos casos, una reunión presencial u online; los ciudadanos fuera de la UE deben presentar su permiso de residencia.
